Управление закупками

Главная Описание Функциональная модель Мониторинг и анализ Финансы Бюджетирование Регламентированный учет Персонал Производство Затраты Организация ремонтов Продажи Взаимоотношения с клиентами Закупки Склад и запасы Интеграция с «1С:Документооборот 8 КОРП» Технологические преимущества

Подсистема Управления закупками обеспечивает менеджеров по снабжению информацией, необходимой для принятия решения о пополнении запасов товарно-материальных ценностей, для снижения затрат на закупки и четкой организации взаимодействия с поставщиками.

Функционал подсистемы состоит из:

Формирование заказов поставщикам по потребностям в программе 1С:ERP Управление предприятием 2

Основные новшества решения и развитие функционала:

  • оформления заказов поставщикам и контроль их исполнения;
  • оперативного планирования закупок на основании планов продаж, планов производства и неисполненных заказов покупателей;
  • регистрации и анализа выполнения дополнительных условий по договорам с фиксированными номенклатурными позициями, объемами и сроками поставок;
  • оформлении неотфактурованных поставок с использованием складских ордеров;
  • поддержки различных схем приема товаров от поставщиков, в том числе прием на реализацию и получение давальческого сырья и материалов;
  • сквозного анализа и установки взаимосвязей между заказами клиентов и заказами поставщикам;
  • анализа потребностей склада и производства в товарах, готовой продукции и материалах;
  • планирования закупок с учетом прогнозируемого уровня складских запасов и зарезервированных ТМЦ на складах;
  • анализа последствий, к которым может привести невыполнение заказов поставщиками (к срыву какого клиентского заказа может привести недопоставка товаров или материалов);
  • составления графиков поставок и графиков платежей;
  • подбора оптимальных поставщиков товара по их надежности, истории поставок, критериям срочности исполнения заказов, предлагаемым условиям доставки, территориальному или прочим произвольным признакам и автоматическое формирование заказов для них.
  • Бизнес-процессы сложных закупок.
  • Управление закупочной деятельностью.
  • Контроль условий поставок.
  • Расширенный анализ и выбор поставщиков по ценам и условиям.
  • Контроль и анализ обеспечения потребностей в номенклатуре.
  • Формирование полной стоимости приобретения товарно-материальных ценностей.

Для управления закупками используются различные возможности:

  • различные условия закупок,
  • подбор поставщиков товаров,
  • различные варианты формирования заказов поставщикам и контроль их исполнения,
  • поддержка различных схем приема товаров от поставщика,
  • корректировка и закрытие заказов поставщикам,
  • оформление поставки товаров,
  • составление графиков поставок и графиков платежей,
  • мониторинг цен поставщиков,
  • корректировка поступлений и возвраты поставщикам.

Процесс оформления закупок можно изобразить в виде следующей схемы:

Процесс оформления закупок в программе 1С:ERP Управление предприятием 2

В данной схеме отображены все этапы оформления закупок – начиная с момента регистрации условий закупок (цен поставщика, условий оплаты и т.д.) до момента возврата поставщику некачественного товара.

Регистрация информации по поставщикам

Отражение поступивших от поставщика первичных документов (приходная накладная, прайс-листы и т.д.) в большинстве случае требует указания номенклатуры. Бывают ситуации, когда наименование товаров в документах поставщика не совпадает с наименованием этих же товаров, содержащихся в информационной базе. Для разрешения данной ситуации используется возможность хранения информации о соответствии номенклатуры поставщика и той номенклатуры, которая содержится в информационной базе.

Соответствии номенклатуры поставщика и номенклатуры в программе 1С:ERP Управление предприятием 2

По каждому поставщику можно сохранить действующие цены (прайс-лист поставщика):

  • прайс-лист поставщика регистрируется в рамках соглашения с поставщиком,
  • есть возможность регистрировать цены в соответствии с разными условиями.

Цены поставщика будут зарегистрированы только по тем позициям, которые сопоставлены с номенклатурными позициями информационной базы.

Загрузить цены поставщика можно из опубликованного на сайте прайс-листа поставщика, используя внешнюю обработку.

Также можно регистрировать не только цены поставщиков, у которых закупается товар, но и цены конкурентов.

Условия закупок

Для регистрации условий закупок используется Соглашение об условиях закупок, которое позволяет:

  • определить условия оплаты (порядок оплаты, этапы оплаты, использование договоров),
  • указать поставщика,
  • указать вариант приемки товаров (выписка финансовых документов и регистрация приемки товаров на склад разделены),
  • установить срок поставки товаров – используется для расчета предполагаемой даты поставки,
  • определить склад поставки товаров от поставщика и др.

В рамках соглашения с поставщиком можно оформить договор с поставщиком. При этом договор с поставщиком создается на основании данных соглашения.

Соглашение об условиях закупок в программе 1С:ERP Управление предприятием 2

Управление соглашением об условиях закупок производится при помощи статусов вручную.

Варианты приемки товаров от поставщика

Операция приема товаров от поставщика может оформляться различными способами:

  • оформление разовых поставок без оформления соглашения с поставщиком и без контроля сроков поставки. Фактический прием товаров от поставщика производится на основании данных накладной,
  • оформление поставок по нескольким документам. Накладная оформляется по результату фактического приема товаров от поставщика. Фактический прием товаров на склад производится в соответствии с соглашением поставщика, если по нему оформлены заказы или приходные накладные,
  • оформление поставок на регулярной основе в соответствии с ценами и условиями поставки, которые устанавливаются в соглашении с поставщиком и могут уточняться в заказе поставщику. Фактическое поступление товаров на склад выполняется в соответствии с соглашением поставщика. Документы поставки (заказ, накладная) могут быть отражены после фактического приема товаров на склад.

Варианты приемки товаров от поставщика изображены на схеме:

Варианты приемки товаров от поставщика в программе 1С:ERP Управление предприятием 2

Оформление заказов поставщикам

Для фиксации предварительной договоренности об условиях и сроках поставки приобретаемой у поставщика номенклатуры, порядке и сроках оплаты используются Заказы поставщикам. Заказ поставщику – документ, позволяющий организовать процесс закупок и контролировать как выполнение товарных обязательств поставщика, так и собственных финансовых обязательств.

Заказы поставщикам могут создаваться автоматически на основании расчета потребностей в обеспечении товарами в соответствии с параметрами обеспечения (сроком поставок товаров от поставщика, среднедневного потребления и т.д.).

Также заказ поставщику может быть создан на основании ранее оформленных заказов покупателей, сделки с клиентом. При создании заказа в рамках соглашения автоматически заполняются основные условия закупок (валюта, вид цены поставщика, параметры оплаты, использование договоров и т.д.).

Контроль оплаты товаров по заказам поставщиков выполняется в соответствии с датой оплаты, указанной в заказе поставщику. В заказе можно установить желаемую дату поступления товаров. На основе анализа предполагаемых дат поставки товаров можно подготовить график поставок товаров.

Контроль выполнения обязательств поставщиком происходит при помощи статусов и состояний документа. Статусы для документа устанавливаются вручную.

Состояние – информация о заказе, которая определяется автоматически, исходя из имеющихся в информационной базе данных (статус, оплата, наличие на складе и т.д.).

Состояние Заказа поставщика в программе 1С:ERP Управление предприятием 2

Оформление поставок товаров от поставщика

При оформлении поставок товаров от поставщика можно отразить различные операции:

  • Закупка товаров у поставщика,
  • Прием товаров на комиссию,
  • Закупка товаров через подотчетное лицо,
  • Закупка импортных товаров,
  • Ввоз товаров из стран ЕАЭС.

Операции поступления товаров от поставщика учитываются документом Поступление товаров и услуг.

Поставка товаров может оформляться в рамках заказа поставщику, нескольких заказах поставщикам, соглашения или как отдельная поставка товаров.

Документ Поступление товаров и услуг в программе 1С:ERP Управление предприятием 2

Отражать поступления товаров на склад можно одной накладной сразу на несколько складов. Для этих целей в табличной части документов закупки возможно выбирать склады.

Оплата на поставку товаров может осуществляться в рамках договора, конкретного заказа поставщику, по конкретному документу поступления:

  • есть возможность зачета аванса, перечисленного поставщику,
  • оплату можно переносить с одного заказа поставщику на другой.

Если на складе применяется ордерная схема, поступившие товары приходуются на склад, только после оформления приходного ордера на товары.

Регистрация расхождения при поступлении товаров

Доступна возможность в момент поступления товаров отразить расхождения между фактически принятым товаров и товаром, указанным в первичных сопроводительных документах.

После отражения расхождений, возникшие недостачи можно отнести на взаиморасчеты со сторонней организацией или на прочие расходы. Образовавшиеся излишки товаров можно отнести на прочие доходы.

Информация о фактически принятом товаре указывается на закладке Товары по факту.

Информация о фактически принятом товаре на закладке Товары по факту в программе 1С:ERP Управление предприятием 2

Список товаров в соответствии с накладной поставщика указывается на закладке Товары по данным поставщика.

Список товаров в соответствии с накладной поставщика на закладке Товары по данным поставщика в программе 1С:ERP Управление предприятием 2

Список расхождений отражается на закладке Расхождения.

Список расхождений на закладке Расхождения в программе 1С:ERP Управление предприятием 2

Корректировка и возврат товаров поставщику

После оформления документов поставки может появиться потребность их корректировки. Например, товары могут поступить фактически после поступления документов и в неполном количестве, или поставщик выставит документы с другой ценой за единицу.

Для поддержки корректного ведения регламентированного учета используется документ Корректировка поступления, который позволяет отразить следующие операции:

  • Исправление ошибок — регистрация полученного счета–фактуры,
  • Корректировка по согласованию сторон – регистрация полученного корректировочного счета –фактуры.

В корректировке поступления указывается информация о товарах по данным новых документов поставщика.

В зависимости от типа расхождений между новым и старым документом:

  • возникшие расхождения в количестве товаров можно отнести на нехватку на складе, которую необходимо перепроверить при инвентаризации,
  • принять лишний товар как увеличение закупки, за которую нужно рассчитаться с поставщиком,
  • учесть изменение цен как прочий доход.

Для учета операции возврата поступивших товаров используется документ Возврат товаров поставщику. Он изменяет состояние расчетов с поставщиком и отражает переход прав собственности на товар.

Возврат товаров поставщику может быть создан на основе данных о поступлении товаров и услуг.

Закупка импортных товаров

Используются различные варианты поставки импортных товаров:

  • поставка импортных товаров, по которым зарегистрирован факт таможенного оформления,
  • поставка импортных товаров, которые требуют таможенного оформления,
  • поставка товаров из стран ЕАЭС.

Поддерживается автоматический учет номеров грузовой таможенной декларации и стран происхождения.

Поставка импортных товаров, по которым зарегистрирован факт таможенного оформления и присвоены номера ГТД, оформляется как обычная поставка.

Поставка импортных товаров, по которым зарегистрирован факт таможенного оформления и присвоены номера ГТД в программе 1С:ERP Управление предприятием 2

Если поставка импортного товара не требует декларирования, то она оформляется как обычная поставка с регистрацией номеров ГТД и стран происхождения. Все расходы, связанные с доставкой такого груза, отражаются как дополнительные расходы, которые могут быть распределены на себестоимость товаров, направление деятельности, прочие расходы и т.д.

При варианте закупки импортных товаров, которые требуют таможенного оформления, отражается не только факт поставки товаров, но и факт прохождения его через таможню. При таком варианте поставки товаров реализована возможность отслеживать все этапы прохождения товаров через таможню при помощи соответствующих статусов.

При поступлении и продаже (списании, перемещении, сборке) импортных товаров используется возможность контроля указания номеров ГТД.

Таможенная декларация может быть оформлена по одному или нескольким документам поставки. Доступна также возможность оформления нескольких таможенных деклараций по одному документу поставки.

Оплата таможенных расходов может производиться как перечислением аванса, так и по факту после прохождения таможни. Услуги таможне можно оплатить как напрямую, так и через таможенного брокера.

При оформлении процесса закупки товаров из стран ЕАЭС поддерживается отражение следующих операций:

  • Регистрация заявления на оплату налогов в ФНС,
  • Поставка товаров из стран ЕАЭС,
  • Подтверждение факта оплаты от ФНС,
  • Оплата налогов на расчетный счет ФНС,
  • Оплата поставщику.

Прием товаров на комиссию

Для поддержки процесса приема товаров на комиссию программа 1С:ERP Управление предприятием 2 предоставляют следующие возможности:

  • хранение, анализ и сопоставление условий работы с комитентами,
  • поддержание актуальной информации о комитентах,
  • планирование поступления комиссионных товаров с использованием заказов комитенту,
  • регистрация заключенных с комитентами договоров,
  • оформление поступления и возврата товаров и их обособленный учет,
  • расчет и формирование задолженности по комиссионному вознаграждению,
  • оформление продажи и списания комиссионных товаров,
  • регистрация полученных от комитентов счетов- фактур.

Операция приема товаров на комиссию регистрируется в рамках соглашения с видом операции Прием на комиссию, использование которого позволяет указать размер комиссионного вознаграждения.

Операция приема товаров на комиссию в программе 1С:ERP Управление предприятием 2

Порядок ведения расчетов с комитентом отличается от обычной закупки. Доступны следующие варианты:

  • по договору,
  • по отчетам по комиссии.

Для регистрации хозяйственных операций при приеме товаров на комиссию применяют тот же комплект документов, что и для регистрации хозяйственных операций купли-продажи.

1C:ERP 2 позволяет подготовить отчет комитенту (принципалу) о продажах, как при продаже, так и при списании комиссионных товаров.

Отчет комитенту создается на основе данных о проданных или списанных товарах.

Отчет комитенту в программе 1С:ERP Управление предприятием 2

Списание комиссионных товаров отражается автоматически в момент проведения операций, которые не относятся к продажам: списание товаров, передача товаров на внутренние нужды, использование комиссионного товара при сборке товаров.

Доставка товаров от поставщика

Используя программу 1С:ERP Управление предприятием 2, доставку товаров от поставщика можно планировать несколькими способами:

  • Без привлечения «нашей» транспортной службы – доставка может осуществляться поставщиком или перевозчиком. В этом случае задания на перевозку товаров не создаются, информация о перевозчике или поставщике приводится справочно,

Доставка товаров от поставщика без привлечения собственной транспортной службы в программе 1С:ERP Управление предприятием 2

  • С участием «нашей» транспортной службы – товар можно забрать со склада поставщика или перевозчика и отвезти на наш склад.

Доставка товаров от поставщика с участием нашей транспортной службы в программе 1С:ERP Управление предприятием 2

Информация о доставке товаров указывается в документах поставки (Поступление товаров и услуг, Заказ поставщику), которые выступают основаниями для создания заданий на доставку товаров.

Подготовка и работа с заданиями на доставку товаров производится в рабочем месте Доставка. Оно помогает оформить операцию по доставке товаров на наш склад.

При формировании операции по доставке товаров на наш склад используются следующие возможности:

  • указание параметров перевозки (транспорт, водитель, время рейса),
  • заполнение данных по маршрутам рейса. Маршрут рейса создается на основании данных распоряжения (Заказ поставщику, Поступление товаров и услуг).

Задание на перевозку в программе 1С:ERP Управление предприятием 2

Пункты маршрута могут быть сгруппированы по времени, если они имеют один и тот же адрес или разъединены по времени, если по одному адресу необходимо оформить доставку по нескольким распоряжениям.

 

 Предыдущий   Дальше

Часто задаваемые вопросы
Что такое ERP-система?
Какая выгода от внедрения ERP?
Как выбрать подходящую систему для предприятия?
Каковы основные модули ERP?
Каковы основные сложности при внедрении?
Консультант фирмы ООО АйТи Консалтинг
Илья
Илья
Эксперт портала ERP4u.ru
Задать вопрос
Консультации по вопросам автоматизации на базе ERP-систем:

— Установка и настройка систем 1С
— Сопровождение программ
— Типовая и нетиповая доработка
— Проектное внедрение системы под ключ
— Помощь и консультация по сдаче отчетов
Рейтинг
Поделиться с друзьями
ERP4u

Задать вопрос