Внедрение автоматизации бюджетирования через Бит.Финанс для компании Bioderma

Внедрение автоматизации бюджетирования через Бит.Финанс для компании Bioderma
Внедрения на платформе 1С Ритейл и торговля Производство Бит.Финанс Финансовый учёт

О клиенте

Компания Bioderma, основанная еще в 1978 году как фармацевтическая, выступает одним из лидеров в производстве медицинской косметики, рекомендуемой дерматологами в 65+ странах мира. У компании действует порядка 70 подразделений. Штаб-квартира находится во Франции.

В России работает крупное подразделение. Его представители обратились к нам за внедрением управленческого учета на базе 1С.

Задача

Задача и цели проекта

  • Автоматизация бюджетирования через программу Бит.Финанс на платформе 1С
  • Повышение прибыли на 30%

Клиент попросил нас помочь с организацией автоматизации бюджетирования через программу Бит.Финанс от 1С. На стороне компании была архитектура программ УТ 11 + Бух 3.0 коробочное решение Бит.Финанс: Управленческий учёт и inhouse-команда. Требовалось помочь с внедрением продукта и рекомендациями — по выбору и последовательности заполнения справочников, алгоритму подключения документов в управленческий учет, настройке маршрутов согласования документов, связей объектов в системе, шагов и пр.

Представители клиента пришли по знакомству. У IT-директора компании был положительный опыт работы с сотрудниками WeJET. Клиент попросил нашу компанию и компанию разработчиков ПП Бит.Финанс дать оценку по задаче и проконсультировать. В итоге во внутреннем тендере проект поручили нам, а не создателям оригинального продукта.

Чаще заказчики приходят к нам за решением критических проблем. Допустим, у них с периодичностью случаются кассовые разрывы; в середине года не могут найти «виноватых» в неадекватном планировании бюджета, или возникают сильные отклонения в бизнес-процессе, приводящие к убыткам. Это был не такой случай.

Команда Bioderma поставила цели:

    1 повысить прибыль на 30%,

    2 улучшить эффективность контроля над расходами и их инициаторами,

    3 увеличить скорость сбора отчетности по МСФО учета со стороны финансистов,

    4 уйти от процесса согласования документов по почте или на бумажных носителях,

    5 сократить количество документов, которые не дошли в срок до бухгалтерии,

    6 делегировать процесс планирования руководителям подразделений и повысить их вовлеченность в общие результаты компании.

Bioderma решила навести порядок в оформлении закрывающих документов. Избавиться от хаоса: от кого пришел документ, кто заказывал, действительно ли услуги оказаны по пришедшим документам. С учетом внушительного штата сотрудников это острая проблема, и актуальна как никогда с приходом ЭДО.

Была проблема упорядочивания управленческих статей, и она усилилась еще из-за того, что российский офис отправляет отчеты во французский на английском языке. Огромные файлы стыкуются в сводные таблицы. Сложно, больно и долго. 🙂

Основной запрос представителей клиента — уменьшить трудозатраты при обработке отчетов и закрывающих документов через автоматизацию процессов. Финансисты смогут дольше заниматься другими задачами: анализом причин, почему происходят скачки финансовых показателей, целесообразностью клиентских скидок, развитием финансовой деятельности для увеличения чистой прибыли.

Для компании важно знать, насколько эффективно отбивают себя вложения в маркетинг. У Bioderma нетривиальная и сложная система программ лояльности. Финансистам нужно понимать, требует ли она изменений, и сколько бизнес теряет/получает прибыли в итоге предоставления большого количества скидок.

В Bioderma трудятся сильные финансисты и разработчики. Обратившись в WeJET, команда хотела кураторства в сфере продуктов 1С со стороны нашего опытного сотрудника, Ольги Костериной, для консультационного внедрения. Было понимание, что нужно пойти от точечных запросов Bioderma к настройке Бит.Финанс.

Погружение в бизнес-процессы клиента

На старте мы решили разобраться, какие особенности есть в запросах у клиента, у руководства компании и ее финансового отдела. Это то, что нужно учитывать при автоматизации бюджетирования. Какие нюансы мы выявили:

1. Все расходы в компании разделяются по брендам.

Чистая прибыль компании анализируется строго по брендам. И если до gross margin это легко сделать, то оперативные расходы проанализировать уже значительно труднее. Например, сотрудник работает на три бренда. Компания хочет понимать, где и сколько часов он потратил. Если покупателями куплены товары разных брендов, рассчитывается по соотношению, сколько денег из зарплаты сотрудника отнести на каждый бренд.

Таким крупным клиентам, как Bioderma, требуется высокий темп сбора управленческой отчетности. Ежедневно возникают огромные обязательства перед заказчиками, поставщиками, сотрудниками и государством. Каждый день нужно принимать грамотные управленческие решения, чтобы не появились кассовые разрывы.

До внедрения проекта автоматизации в бизнесе уже существовала огромная продуктовая линейка, много товарных групп и крупная организационная структура (много подразделений, складов, каналов сбыта товаров). Была большая потребность анализа в разрезе каждых составляющих бизнеса. Внушительный объем данных приводит к долгому сбору отчётности, даже, когда в штате много финансистов. Это типично для команд уровня Bioderma.

Иногда эту отчётность нужно собирать в разрезе 4-6 аналитик (подразделения, товарные категории, бренды, канал продаж, статья бюджета, период, сценарий и т.д.). Руководители должны быстро принимать решения, чтобы оставаться конкурентоспособными, а не замедлять процесс.

Если есть внешние факторы, способные привести к убыткам, нужно ещё быстрее принимать управленческие решения. Например, работать ли дальше с импортером через посредников, а, может, дешевле найти поставщиков в Китае.

2. До внедрения продукта у команды была неполная картина по выручке.

Оказалось, что часть информации по акциям и скидкам отображается в системе «Управление торговлей» и не видна в проводках в бухгалтерском учёте (БУ). Ранее эти данные собирались вручную. При детальном разборе стало очевидным, что невозможно быстро проверить цифры.

Мы доработали управленческие отчеты, чтобы они стали прозрачнее. Продумали алгоритм дополнения данными в УУ так, чтобы эти данные поступали в бухгалтерию, но не влияли на регламентированный учёт (и по брендам, и по товарным сегментам, и по номенклатуре).

Теперь сотрудникам с первого взгляда на оборотно-сальдовую ведомость и управленческий отчёт понятна полнота и корректность данных в управленческом учёте. Станут прозрачнее взаимозачеты с клиентами. Это позволит точно просчитать все финансовые и управленческие показатели.

3. Мы поняли, что нам повезло с командой клиента. 🙂 Это зрелый бизнес, готовый трансформировать процессы.

Опытным взглядом заметили, что в системе «Управление торговлей» максимально полно содержится информация по партнерам. Учтены все поставки, отсрочки, графики платежей. Единственное, чего не хватало в стройной системе — чтобы все даты и данные были перенесены бухгалтерию для точного планирования поступлений в платежном календаре.

В системе «Бухгалтерия 3.0» уже были продуманы справочники для сбора по Брендам и Проектам с использованием Субконто №3 и Субконто № 4 по 44 затратному счету в БУ. Что значительно сократила время настройки правил для перекладывания данных на счета МСФО.

Ключевое требование — сохранить конфигурацию программы типовой, чтобы не возникало проблем с обновлениями. Аналитики WeJET делали только пользовательские настройки, а программисты компании использовали дополнительные реквизиты. Финансовый директор согласилась изменять алгоритм работы, чтобы это требование сохранить. Это редкость, и она позволила сэкономить время при внедрении продукта.

Bioderma — максимально зрелый бизнес, сотрудники которого готовы к автоматизации. Осталось поставить отдельные процессы, наладить коммуникации по финансам между службами и найти драйверы развития.

Решение

Как мы работали вместе

Приятно, когда работа идет активно, inhouse-команда и приглашенные специалисты дружно работают над общими задачами. У нас были регулярные созвоны дважды в неделю.

При реализации проекта с нами плотно взаимодействовал финансовый директор компании. Он контролировал процесс предоставления нам информации, также мы сообща обсуждали и запускали новые настройки системы. Сотрудники вовремя получали много обратной связи. Было хорошо налажено взаимодействие сотрудников финансового отдела и IT-отдела.

В целом типовую конфигурацию Бит.Финанс можно внедрить и своими силами, но с опытным наставником это можно сделать в разы быстрее. Вы получаете уверенность, что в базе ничего не сломается при отладке функционала.

Наш специалист, Ольга, была таким координатором. Команда клиента подготовила формы для внесения плановых данных, все формы бюджетов, правила мэппинга. Наша работа строилась так: мы настраивали 1-2 формы /строки правил и показывали сотрудникам, как работать с ними. По запросу фиксировали алгоритм действий в инструкциях, и заказчик делал настройки дальше самостоятельно. По шагам вместе проверяли результат, это было продуктивно.

Пояснили коллегам, что после внедрения автоматизации не гарантируем, что у финансистов жизнь сразу станет легче. Но их работа точно поменяется: сократится время сбора и анализа многих данных, обмена документами. Из быстрых результатов — финансисты не будут каждый месяц доставать вручную из выручки суммы на доставку и логистику и уменьшать сумму расходов по статьям в PL.

Проводки в БУ по 90 счету

Мэппинг в программе даёт возможность сразу уменьшить транспортные расходы уже по 44 счету

Они уже оценили, что с помощью правил программа это сделает автоматически, и так каждый месяц. Также из запланированной экономии времени — процесс репрогнозирования в программе делается за 3 шага, а не 3 недели, как было ранее. В компании упростится отправка отчетов в штаб-квартиру в Европе. В программе настроен сбор отчета в нужной форме.

После внедрения автоматизации финансисты перестанут собирать вручную отчеты, но продолжат контролировать все цифры, их точность и корректность. Мы поможем поэтапно настроить правила в системе Бит.Финанс и рабочие процессы так, чтобы все данные обрабатывались полностью и без сбоев.

Что сделано на проекте

Бит. Финанс позволяет инициатору заполнить все управленческие аналитики в заявках на расход денежных средств, используемых для построения CF. Бухгалтеру/финансисту не нужно тратить время на ручной разнос сумм по сотрудникам, подразделениям, статьям бюджетов. Система наследует данные до первичных документов и сводит воедино.

Казначейству удобно быстро посмотреть ДДС и понять движение денег в общей структуре. Финансисты вносят плановые данные в бюджетирование. Программа сама контролирует лимиты, освобождая казначея от рутины. Это помогает понятно выстраивать одинаковую структуру по деньгам: план, факт, отклонение от плана.

Вышли на то, что клиентам нужны 3 раздела: учет казначейства, договорной блок, бюджетирование.

Представители заказчика пришли с запросом на учет затрат. Мы выяснили, что они могут это делать через заявки на деньги, т.е. через казначейство.

Иногда люди на местах могут повлиять на ход внедрения и хотят вернуть «как раньше». Мы подстраиваемся и ищем решения.

Тут было наоборот: команда клиента пошла из типовых возможностей, чтобы из существующего регламента и бизнес-процессов решать задачу и ничего отдельно не придумывать. Это не требует новых решений от разработчиков.

Расставляя приоритеты по блокам, мы решили начать с бюджетирования начислений в PL.

В ходе работы мы поняли, что логичнее ещё проработать договорной блок, который учитывает взаимные обязательства. Ведь на основании планирования бюджета по обязательствам строится и план по деньгам. В программе задаётся зависимость, и финансисты могут быть уверены, что никто не просчитался по итогу в деньгах.

Далее логично реализовать договорный блок, чтобы в программе каждый мог видеть, что первичный документ утвержден по маршруту согласования, и на его основании казначей уже смело мог всё оплачивать.

Такой подход органично вписывается в реальный бизнес-процесс компании и позволяет запустить лимитирование средств — дополнительные точки контроля. При превышении лимита будут появляться оповещения и не давать проводить документ. Сотрудники, желающие потратить корпоративные средства поверх бюджета, должны будут отчитаться о причинах лично финансовому директору.

Результат

Сотрудники Bioderma прислушались к опыту куратора, и совместная работа пошла по предложенному сценарию:

  • Разработали с заделом на будущее для делегирования формы ввода плановых данных по бюджетам. Заполнили их с загрузкой из Excel.
  • Настроили правила для автоматического сбора факта бюджетов.
  • Помогли навести порядок в оформлении закрывающих документов. Видно, от кого из сотрудников пришли документы, и в каком они статусе.
  • До минимума свели бумажный документооборот в компании. Финансисты быстрее и проще собирают отчетность.
  • У бухгалтерии из-за управленческих accruals появилась возможность контролировать закрывающие документы.
  • Проще взаимодействовать с зарубежными коллегами, бюджеты сконсолидированы в одном месте.
  • Произошел аудит первичной документации по всей системе. Это позволило выявить недочеты в процессах и предостеречь бухгалтеров от исправлений в закрытом периоде.
  • Команда клиента поняла, какой аналитики и данных системно не хватает для работы. Стало понятно, что удобно при использовании продукта, а что — нет. Нашли слепые пятна в отчетности и правилах трансляции. Открылись глаза, что есть система! 🙂
  • Сотрудники поняли, насколько они выстроили архитектуру в программе, чтобы собирать отчётность. В программе были уже изменены Субконто в БУ, и их содержание упростило сбор фактических данных в нужных аналитических разрезах (обычно в 44 счете одно Субконто = статьи затрат, а в этой компании жили с четырьмя. Ранее только так можно было собрать данные в корректный PL в Excel). Хороший задел на будущее и даже прошлое! С легкостью восстановили отчетность с начала года.
  • Inhouse-команда обучилась и проверила данные. В программе все сошлось по деньгам в CF и начислениям PL. Сделали систему лимитов.
  • Сделали доступ для пользователей с разграничением прав для работы с заявками, и теперь они не ходят с бумажными счетами к казначейству. Всё внутри системы!
  • На глобальном уровне часть времени финансистов и бухгалтеров высвободилось под другие, более приоритетные задачи.

Планы по развитию проекта

Мы завершаем работу по договорному блоку, казначейству и сбору фактов для анализа обязательств (P&L). Это трудоемкая задача. Активная работа на проекте Bioderma продолжается.

Через месяц мы с коллегами полноценно запустим функционал бюджетирования и займемся автоматизацией других этапов, например, закрытия месяца и сбора управленческого баланса. Полностью адаптируем Бит.Финанс под задачи клиента и продолжим сопровождать продукт.

Хотим помочь команде клиента работать с репрогнозами. Это когда специалисты ставят гипотезы, спустя полгода смотрят фактические данные и плановые ожидания и корректируют гипотезы с учетом данных за прошедший период.

В Bioderma есть процесс: руководители подразделений делают прогнозы платежей на месяц после общего плана и бюджетирования. В конце месяца руководитель анализирует факт, актуализирует его и делает выводы: переносить сумму на другой месяц или отразить экономию. Это позволяет процессу быть живым и точным.

Тем самым мы поможем руководителям отделов вовлеченно работать с этими показателями. Клиенты реализуют эту работу через Бит.Финанс. Они хотят, чтобы финансисты ясно видели картину происходящего в компании. Каждый будет отвечать за свой блок, ответственность сотрудников вырастет.

Приятно, что у нас с командой Bioderma быстро сложились теплые и продуктивные отношения. В ней есть зрелые финансисты, которые будут работать еще эффективнее, получив технологическую и консультационную помощь. Рады с этим помочь!

Консультант фирмы ООО АйТи Консалтинг
Илья
Илья
Эксперт портала ERP4u.ru
Консультации по вопросам автоматизации на базе ERP-систем:

— Установка и настройка систем 1С
— Сопровождение программ
— Типовая и нетиповая доработка
— Проектное внедрение системы под ключ
— Помощь и консультация по сдаче отчетов